Tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten Vaqtus Oy / VaunuQ käsittelee henkilötietoja verkkosivujen käytön,  yhteydenottojen, varausten, vuokrausten, maksujen ja asiakaspalvelun yhteydessä. 

Henkilötietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen VaunuQ:n palveluiden tarjoamiseksi,  asiakassuhteen hoitamiseksi, maksujen käsittelemiseksi, vuokrauksen toteuttamiseksi ja lakisääteisten  velvoitteiden täyttämiseksi.

 

1. Rekisterinpitäjä 

Rekisterinpitäjä	Vaqtus Oy / VaunuQ
Y-tunnus	2913127-4
Osoite	Kaivokatu 13, 13100 Hämeenlinna
Sähköposti	info@vaunuq.fi
Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö	Kaj Grönqvist, info@vaunuq.fi

 

2. Mitä tietoja käsittelemme? 

Käsittelemme asiakkaista ja yhteydenottajista vain palvelun kannalta tarpeellisia tietoja. Näitä voivat olla  esimerkiksi: 

• nimi 
• sähköpostiosoite 
• puhelinnumero 
• toivottu vuokra-aika 
• valittu tai toivottu vaunu 
• asiakkaan lähettämä viesti 
• varauksen tila 
• asiakaspalveluun ja varaukseen liittyvä viestintä 
• maksun ja laskutuksen käsittelyyn tarvittavat tiedot 
• mahdolliset reklamaatioihin, vahinkoihin tai vuokrauksen hoitamiseen liittyvät tiedot 

 

Ajokorttitietoja ei kerätä tai tallenneta verkkosivujen, CRM:n tai laskutusjärjestelmän kautta. Vuokrauksen  luovutuksen yhteydessä tarkistamme, että vuokraajalla on voimassa oleva ajokortti ja ajo-oikeus, mutta ajokortista  ei oteta kopiota eikä ajokorttitietoja tallenneta pysyvästi. 

 

3. Mistä saamme henkilötiedot? 

Saamme henkilötiedot pääasiassa asiakkaalta itseltään, esimerkiksi kun asiakas: 

• täyttää yhteydenottolomakkeen verkkosivuilla 
• ottaa yhteyttä sähköpostilla tai puhelimitse 
• tekee varaustiedustelun 
• vahvistaa vuokrauksen 
• maksaa vuokrauksen 
• asioi kanssamme vuokrauksen, palautuksen, reklamaation tai vahinkotilanteen yhteydessä

 

Lisäksi verkkosivulla käytetään Google Analyticsia, joka voi kerätä teknisiä ja tilastollisia tietoja sivuston käytöstä.

 

4. Mihin tarkoituksiin henkilötietoja käytetään? 

Käytämme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin: 

• yhteydenottoihin vastaaminen 
• varaustiedustelujen käsittely 
• vuokrauksen suunnittelu ja toteuttaminen 
• asiakaspalvelu 
• sopimuksen tekeminen ja täyttäminen 
• maksujen käsittely Paytrailin kautta 
• laskutus ja reskontran hoito 
• vuokrauksen luovutus, palautus ja mahdollinen palautustarkastus 
• mahdollisten vahinkojen, reklamaatioiden ja vastuukysymysten selvittäminen 
• asiakaspalautteen ja arvostelupyynnön lähettäminen
• lakisääteisten velvoitteiden, kuten kirjanpidon, täyttäminen
• verkkosivujen toiminnan ja käytettävyyden seuraaminen Google Analyticsin avulla

 

Varsinaista uutiskirjettä tai muuta jatkuvaa sähköistä suoramarkkinointia ei lähetetä ilman erillistä suostumusta.

 

5. Käsittelyn oikeusperusteet 

Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteesta riippuen: 

• asiakkaan ja Vaqtus Oy:n välisen sopimuksen valmisteluun tai täyttämiseen 
• Vaqtus Oy:n lakisääteisiin velvoitteisiin, kuten kirjanpitoon 
• Vaqtus Oy:n oikeutettuun etuun hoitaa asiakassuhdetta, vastata yhteydenottoihin, käsitellä varauksia, selvittää  vahinko- ja reklamaatiotilanteita sekä kehittää verkkosivujen toimintaa 
• asiakkaan suostumukseen silloin, kun käsittely perustuu esimerkiksi vapaaehtoiseen  markkinointisuostumukseen tai sellaisiin evästeisiin, jotka edellyttävät suostumusta

 

6. Verkkosivut, evästeet ja Google Analytics 

VaunuQ:n verkkosivuilla käytetään Google Analyticsia sivuston käytön tilastointiin ja kehittämiseen. Google Analyticsin avulla voidaan kerätä esimerkiksi tietoja siitä: 

• kuinka paljon sivustolla on kävijöitä 
• mitä sivuja katsotaan 
• kuinka kauan sivustolla viivytään 
• millä laitteilla sivustoa käytetään 
• mistä lähteistä käyttäjät tulevat sivustolle 
• Näitä tietoja käytetään verkkosivujen toiminnan, sisällön ja käytettävyyden kehittämiseen. 

 

Verkkosivujen käyttäjä voi hallita evästeiden käyttöä selaimen asetuksista. Jos sivustolla käytetään evästebanneria tai erillistä evästeasetusten hallintaa, käyttäjä voi muuttaa valintojaan sen kautta. 

 

7. Mihin järjestelmiin tietoja tallennetaan? 

Asiakastietoja voidaan käsitellä ja tallentaa seuraavissa järjestelmissä: 

• yhteydenottolomakkeen ja sähköpostin käsittelyssä 
• HubSpot CRM -järjestelmässä, kun asiakascase etenee varaustiedusteluksi tai varaukseksi
• e-Toimisto-sovelluksessa ja tilitoimiston ylläpitämässä reskontrajärjestelmässä laskutusta ja maksuseurantaa  varten 
• Paytrailin maksupalvelussa maksujen käsittelyä varten 
• sähköposti- ja asiakaspalvelujärjestelmissä 
• mahdollisissa vahinko- ja reklamaatiotilanteissa myös vakuutusyhtiön tai muun asian käsittelyn kannalta  tarpeellisen tahon kanssa

 

8. Luovutetaanko tietoja ulkopuolisille? 

Henkilötietoja ei myydä eikä luovuteta ulkopuolisille markkinointitarkoituksiin. 

Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa tai käsitellä palvelun toteuttamisen kannalta tarpeellisille yhteistyökumppaneille, kuten: 

• CRM-palvelun tarjoajalle 
• maksupalveluntarjoajalle 
• tilitoimistolle ja reskontrajärjestelmän ylläpitäjälle 
• sähköposti- ja verkkopalvelujen teknisille palveluntarjoajille 
• vakuutusyhtiölle vahinko- tai vastuutilanteissa 
• viranomaisille, jos laki sitä edellyttää 

 

Palveluntarjoajat saavat käsitellä henkilötietoja vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen palvelun tuottamiseksi. 

 

9. Siirretäänkö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle? 

Käytämme palveluntarjoajia, joiden järjestelmät voivat käsitellä henkilötietoja myös EU:n tai ETA-alueen  ulkopuolella. Tällaisia palveluja voivat olla esimerkiksi HubSpot, Google Analytics ja muut kansainväliset  pilvipalvelut. 

Jos henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, siirrot toteutetaan tietosuojalainsäädännön mukaisin  perustein ja suojatoimin, kuten EU:n komission hyväksymillä vakiosopimuslausekkeilla tai muilla soveltuvilla  suojamekanismeilla.

 

10. Kuinka kauan tietoja säilytetään? 

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten  toteuttamiseksi tai lain edellyttämien velvoitteiden täyttämiseksi. 

Ohjeelliset säilytysajat: 

• yhteydenotot ja varaustiedustelut: yleensä 12–24 kuukautta 
• toteutuneet vuokraukset ja asiakassuhteeseen liittyvät tiedot: niin kauan kuin asiakassuhteen, sopimuksen,  vastuiden tai mahdollisten reklamaatioiden hoitaminen edellyttää 
• laskutus- ja kirjanpitoaineisto: kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan 
• vahinko-, reklamaatio- ja vastuutilanteisiin liittyvät tiedot: niin kauan kuin asian selvittäminen, mahdolliset  vaatimukset tai oikeudelliset vastuut edellyttävät 
• markkinointisuostumukset: siihen asti, kunnes suostumus peruutetaan 

 

11. Miten tietoja suojataan? 

Henkilötietoja käsitellään huolellisesti ja suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla keinoilla. 

Tietoja käsittelevät vain ne henkilöt ja palveluntarjoajat, joilla on työtehtäviensä tai palvelun toteuttamisen kannalta  tarve käsitellä tietoja. 

Käytämme pääsynhallintaa, salasanoja ja palveluntarjoajien tarjoamia tietoturvamekanismeja henkilötietojen  suojaamiseksi. Henkilötietoja ei säilytetä tarpeettomasti eikä niitä kerätä varmuuden vuoksi. 

 

12. Rekisteröidyn oikeudet 

Asiakkaalla on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet omiin henkilötietoihinsa. Asiakkaalla voi olla oikeus: 

• saada tieto siitä, käsittelemmekö hänen henkilötietojaan 
• saada pääsy omiin tietoihinsa 
• pyytää virheellisten tietojen korjaamista 
• pyytää tietojen poistamista silloin, kun niiden säilyttämiselle ei ole perustetta
• pyytää käsittelyn rajoittamista 
• vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa 
• saada itse toimittamansa tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos edellytykset täyttyvät  peruuttaa antamansa suostumus silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen 

 

Pyyntö tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen: info@vaunuq.fi 

Voimme tarvittaessa pyytää lisätietoja henkilöllisyyden varmistamiseksi ennen pyynnön käsittelyä.

 

13. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle 

Jos asiakas katsoo, että hänen henkilötietojaan käsitellään tietosuojalainsäädännön vastaisesti, hänellä on oikeus  tehdä valitus valvontaviranomaiselle. 

Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto, www.tietosuoja.fi.

 

14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen 

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos toimintamme, käyttämämme järjestelmät, palvelumme tai  lainsäädäntö muuttuvat. 

Ajantasainen tietosuojaseloste on saatavilla VaunuQ:n verkkosivuilla.